Które transakcje nie wymagają faktury ustrukturyzowanej w KSeF – wyłączenia z rozporządzenia MFiG z 7 grudnia 2025 r.

Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowy dla pierwszej grupy podatników VAT. Równocześnie zaczęło obowiązywać rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r., które określa, jakich transakcji nie trzeba dokumentować fakturą ustrukturyzowaną. Poniżej przedstawiamy katalog wyłączeń, ich podstawę prawną i praktyczne skutki dla firm oraz działów księgowości.

Dlaczego potrzebne było rozporządzenie

Obowiązkowy KSeF zakłada, że każda faktura VAT powinna mieć postać ustrukturyzowaną i trafić do centralnego systemu. Od początku prac legislacyjnych było jednak jasne, że pewne kategorie transakcji – masowe, o niskiej wartości jednostkowej lub realizowane przez podmioty międzynarodowe – nie dadzą się efektywnie obsłużyć w schemacie XML.

Art. 106s ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług zawiera delegację ustawową dla ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia wyjątków. Rozporządzenie z 7 grudnia 2025 r. stanowi realizację tego upoważnienia. Ministerstwo Finansów potwierdziło w komunikacie z 30 stycznia 2026 r. pełną gotowość techniczną KSeF 2.0 – wyłączenia mają więc charakter merytoryczny, nie techniczny.

Kogo dotyczą wyłączenia

• Operatorzy autostrad płatnych i podmioty wystawiające faktury w ich imieniu.
• Przewoźnicy pasażerscy – koleje, linie autobusowe, żegluga, linie lotnicze.
• Polska Agencja Żeglugi Powietrznej i EUROCONTROL (CRCO) – w zakresie opłat trasowych.
• Podatnicy świadczący usługi zwolnione z VAT (np. medyczne, edukacyjne, finansowe).
• Działy księgowości i biura rachunkowe obsługujące powyższe podmioty.

Podstawa prawna

Katalog wyłączeń – omówienie

1. Przejazdy autostradami płatnymi

Faktury za usługi przejazdu autostradą płatną nie muszą mieć formy ustrukturyzowanej, jeżeli:

• zawierają węższy zakres danych (zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 106o ustawy o VAT),
• wystawia je podatnik uprawniony do świadczenia tych usług lub podmiot działający w jego imieniu i na jego rzecz.

W praktyce dotyczy to paragonów/biletów z bramek autostradowych, które od lat funkcjonują jako faktury uproszczone.

2. Bilety jednorazowe za przewóz osób

Wyłączenie obejmuje bilety jednorazowe za przewóz osób następującymi środkami transportu:

• koleje normalnotorowymi,
• tabor samochodowy (autobusy, busy),
• statki pełnomorskie, środki żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej,
• promy,
• samoloty i śmigłowce.

Warunek: bilet musi zawierać węższy zakres danych (art. 106o) i być wystawiony przez uprawnionego podatnika lub podmiot działający w jego imieniu.

3. Opłaty trasowe – EUROCONTROL

Faktury za usługi kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, wystawiane miesięcznie przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) EUROCONTROL w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej – nie wymagają formy ustrukturyzowanej. Wyłączenie wynika ze specyfiki międzynarodowej współpracy – EUROCONTROL nie jest polskim podatnikiem VAT.

4. Usługi zwolnione z VAT

Rozporządzenie wyłącza z obowiązku KSeF faktury dokumentujące świadczenie usług zwolnionych z VAT.

Uwaga: Materiały źródłowe nie precyzują, czy wyłączenie obejmuje wszystkie zwolnienia (przedmiotowe i podmiotowe) czy tylko wybrane kategorie – wymaga to weryfikacji pełnego tekstu rozporządzenia. Podatnik świadczący zarówno usługi zwolnione, jak i opodatkowane, korzysta z wyłączenia wyłącznie w odniesieniu do faktur za usługi zwolnione.

5. Dobrowolne wystawienie faktury ustrukturyzowanej

Rozporządzenie wskazuje przypadki, w których mimo braku obowiązku można wystawić fakturę ustrukturyzowaną. Przykładowo przewoźnik kolejowy może przesłać fakturę do KSeF na życzenie kontrahenta korporacyjnego, który chce mieć wszystkie dokumenty zakupowe w jednym systemie.

Przykłady praktyczne

Ryzyka i pułapki

1. Niepełna lista wyłączeń. Dostępne omówienia rozporządzenia nie zawierają kompletnego katalogu. Przed podjęciem decyzji o niestosowaniu KSeF należy zweryfikować pełny tekst w Dzienniku Ustaw.
2. Wyłączenie ≠ zakaz. Rozporządzenie rozróżnia: (a) brak obowiązku i (b) możliwość dobrowolnego wystawienia. Brak obowiązku nie oznacza zakazu korzystania z KSeF.
3. Faktura pełna vs. uproszczona. Wyłączenia dla autostrad i przewozów dotyczą wyłącznie faktur z węższym zakresem danych (art. 106o). Faktura pełna (art. 106e) za tę samą usługę może nie korzystać z wyłączenia.
4. Ryzyko „podwójnego fakturowania”. Prof. W. Modzelewski wskazuje na niejasność art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT, który „uznaje” fakturę ustrukturyzowaną za elektroniczną w określonych sytuacjach. Przy dobrowolnym przesłaniu do KSeF dokumentu wyłączonego z obowiązku może powstać wątpliwość, czy nie dochodzi do wystawienia drugiej faktury.
5. Uzgodnienie sposobu udostępniania faktur (art. 106gb ust. 4). Nawet przy transakcjach wyłączonych z KSeF podatnik musi uzgodnić z odbiorcami spoza systemu (podmioty zagraniczne, podatnicy zwolnieni) sposób doręczania dokumentów. Brak uzgodnienia może rodzić problemy cywilnoprawne.

Pocieszające: przynajmniej biletu za autostradę nie trzeba będzie „wbijać” do KSeF w korku pod Łodzią. System ma swoje granice – i dobrze.

Checklista – przedsiębiorca

1. Zweryfikuj, czy Twoja działalność obejmuje transakcje wymienione w rozporządzeniu MFiG z 7 grudnia 2025 r.
2. Pobierz pełny tekst rozporządzenia z Dziennika Ustaw (pozycja – do uzupełnienia).
3. Zidentyfikuj faktury z węższym zakresem danych (art. 106o) – to one mogą kwalifikować się do wyłączenia.
4. Zdecyduj, czy dla wyłączonych transakcji chcesz dobrowolnie korzystać z KSeF.
5. Skonfiguruj system ERP tak, aby automatycznie rozróżniał faktury objęte KSeF od wyłączonych.
6. Uzgodnij z kontrahentami spoza KSeF sposób udostępniania faktur (art. 106gb ust. 4) – najlepiej pisemnie.
7. Pamiętaj: wyłączenie z KSeF ≠ brak obowiązku wystawienia faktury. Faktura musi istnieć – tylko nie w formie ustrukturyzowanej.
8. Monitoruj ewentualne nowelizacje rozporządzenia.
9. Wątpliwe przypadki skonsultuj z doradcą podatkowym.

Checklista – księgowość / biuro rachunkowe

1. Zaktualizuj procedurę fakturowania o katalog wyłączeń z rozporządzenia.
2. Oznacz w systemie FK typy transakcji wyłączonych – zapobiegnie to błędnemu przesyłaniu dokumentów do KSeF.
3. Przygotuj wzór pisemnego uzgodnienia sposobu udostępniania faktur dla kontrahentów niebędących użytkownikami KSeF.
4. Sprawdź, czy faktury uproszczone (bilety, paragony) spełniają wymogi art. 106o.
5. Ustal zasady archiwizacji faktur wyłączonych z KSeF – nie trafiają do centralnego systemu, obowiązek przechowywania spoczywa na podatniku.
6. Zweryfikuj, czy oprogramowanie obsługuje scenariusz „dobrowolnego KSeF” dla transakcji wyłączonych.
7. Przeszkol personel w rozróżnianiu faktur pełnych (art. 106e) od uproszczonych (art. 106o).
8. Monitoruj interpretacje KIS dotyczące zakresu wyłączeń.
9. Dokumentuj decyzje o zastosowaniu wyłączenia na wypadek kontroli.
10. Sposób oznaczania faktur wyłączonych z KSeF w JPK_VAT – do uzupełnienia po publikacji objaśnień MF.
11. Pamiętaj o terminach: od 1.02.2026 r. obowiązek KSeF dla podatników ze sprzedażą >200 mln zł (2024 r.), od 1.04.2026 r. – dla pozostałych. Wyłączenia obowiązują od 1.02.2026 r. niezależnie od progu.

FAQ

Czy rozporządzenie zwalnia z obowiązku wystawiania faktur w ogóle?

Nie. Zwalnia wyłącznie z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (w KSeF). Obowiązek wystawienia faktury VAT pozostaje – zmienia się dopuszczalna forma dokumentu.

Czy bilet Intercity jest wyłączony z KSeF?

Tak, o ile jest to bilet jednorazowy z węższym zakresem danych (art. 106o). Faktura zbiorcza za wiele przejazdów, zawierająca pełny zakres danych (art. 106e), może już podlegać obowiązkowi KSeF.

Czy mogę dobrowolnie wystawić fakturę ustrukturyzowaną za przejazd autostradą?

Rozporządzenie przewiduje taką możliwość w określonych przypadkach. Szczegóły wymagają weryfikacji w pełnym tekście aktu.

Co z fakturami za usługi medyczne zwolnione z VAT?

Usługi medyczne zwolnione na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 18–19 ustawy o VAT powinny korzystać z wyłączenia. Pełny zakres wymaga potwierdzenia w treści rozporządzenia.

Czy podatnik zwolniony podmiotowo (do 200 000 zł) musi wystawiać faktury w KSeF?

To odrębna kwestia. Obowiązek KSeF dotyczy co do zasady podatników VAT czynnych. Podatnicy zwolnieni podmiotowo nie są objęci obowiązkiem na podstawie przepisów ogólnych ustawy o VAT – nie na podstawie omawianego rozporządzenia.

Jak wyłączenia mają się do obowiązku odbioru faktur w KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy VAT muszą odbierać faktury ustrukturyzowane w KSeF. Rozporządzenie dotyczy strony wystawiania, nie odbioru. Nawet jeśli Twoje faktury są wyłączone, musisz być gotowy na odbiór faktur ustrukturyzowanych od kontrahentów.

Czy wyłączenie obejmuje faktury korygujące?

Materiały źródłowe nie odnoszą się wprost do korekt. Logicznie korekta powinna podlegać tym samym zasadom co faktura pierwotna – wymaga to potwierdzenia w pełnym tekście rozporządzenia lub interpretacji MF.

Gdzie znajdę pełny tekst rozporządzenia?

Rozporządzenie MFiG z 7 grudnia 2025 r. jest opublikowane w Dzienniku Ustaw (pozycja – do uzupełnienia). Dostępne na dziennikustaw.gov.pl oraz w systemach informacji prawnej (LEX, Legalis).

Co grozi za błędne zastosowanie wyłączenia?

Od 1 lipca 2026 r. przewidziane są kary za niewystawienie faktury ustrukturyzowanej, gdy istniał taki obowiązek. W okresie przejściowym (do 30 czerwca 2026 r.) kary nie są stosowane. Szczegóły sankcji – do uzupełnienia po weryfikacji przepisów przejściowych.

Potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu KSeF lub weryfikacji, które z Twoich transakcji podlegają wyłączeniu? Skontaktuj się z zespołem EURO-TAX – pomożemy przejść przez nowe przepisy bez potknięć.

Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Przed podjęciem decyzji na podstawie opisanych przepisów zalecamy konsultację z doradcą podatkowym. Stan prawny na dzień 25 lutego 2026 r.

Opracowanie: Zespół redakcyjny EURO-TAX